年末が近づいてくると、忘年会を意識するようになりますよね。
特に新人は、忘年会の幹事を任されることも多く、いろいろと初めてのことに戸惑っていることかと思います。
お店の予約の前にまずやらなければならないこととして、忘年会の出欠確認があります。
ですが、どのようなメールを送ればいいのかわからない……という人も多いのでは？
そこで今回は、そんな忘年会の出欠確認メールの送り方についてお話ししていきたいと思います。
忘年会の出欠確認メールの送り方は？
忘年会の出欠確認は、基本的にはメールで行います。
普通に全体にメールを送り、参加か不参加かを返信してもらうのでもよいのですが、もしあなたの会社でのメールソフトがMicrosoft OfficeのOutlookなら、投票ボタン機能を使うのがベストです。
投票ボタン機能は、新規メールのオプションタブにあります。
オプションタブの「投票ボタンの使用」をクリック後、「ユーザー設定」をクリックします。
そうすると新たにプロパティウィンドウが開きますので、そこで「投票/確認オプション」から、投票項目を「参加;不参加」に書き換えれば完了です。
そうすれば、メールを受け取った人は参加か不参加を選択するだけで返信ができてしまいます。
社会人は、特に偉い人になればなるほど、メールに時間を取られるのを嫌いますので、このようなちょっとした配慮の積み重ねは大切です。
一応、他にも「調整さん」や「伝助」などの外部サイトを利用してスケジュール調整をするという方法もあります。
が、先ほども言ったように、スケジュール調整のためにわざわざメールに書かれたリンクをクリックして、外部サイトに行ってスケジュールを登録する……なんて面倒くさいことをやりたい人はいませんので、なるべくメールだけで完了するのがよいですね。
忘年会の出欠確認の文例は？
忘年会の出欠確認メールの送り方がわかったところで、本文になんて書けばいいのかも知りたいですよね。
基本的には前任者が送っていたメールの内容に沿って書けばよいですが、一応一般的な文例も紹介しておきましょう。
○○部の皆様
○○部忘年会の幹事を担当することになりました、□□と申します。
今年も1年お疲れ様でした。
1年の締めくくりとして、12月20日に忘年会を開催したいと思います。
開催概要は下記の通りです。
—–開催概要—–
日時：12月20日（木） 19:00～
場所：東京駅周辺
【出欠登録のお願い】
忘年会の出欠について、投票ボタンよりご連絡をお願いします。
締め切りは10月31日まででお願いします。
——————
その他ご不明点がありましたら、□□までお願い致します。
□□
基本的にはこんな感じの文章になりますので、参考にしてみてくださいね。
忘年会の出欠の期限はいつまでにする？
忘年会の出欠確認の回答期限ですが、いつまでにするのがよいでしょうか？
基本的には、出欠確認メールを送信してから1週間～2週間ほど取っておけば十分です。
というか、回答期限を長く取ったところで、回答率が上がるわけでもないんですよね。
基本的にすぐに返信してくれる人は、期限をいつにしたところで当日中か翌日中には返信してくれます。
逆にギリギリまで引き伸ばす人は、期限を2週間にしようと1ヶ月にしようと、ギリギリまで返信してくれません。
むしろ、期限が長すぎると記憶から消え去ってしまい、返信が来なくなる……という可能性まであります。
ですので、1週間～2週間ほど取っておけば十分というわけです。
一応1週間～2週間は取っておいたほうがいい理由としては、出張や休暇等でメールを見られない人がいる可能性を考えてのことです。
また、期限が近づいても返信してくれない人に対しては、リマインドメールを送りましょう。
このときは、全体返信ではなく、返信をくれない人に個別にメールを送信したほうが無視されにくくなりますのでおすすめです。
まとめ
忘年会は出席者が多くなりがちですので、出欠確認するだけでも一苦労です。
ですが、幹事のお仕事はまだまだこれからですので、ここからも気合を入れて頑張っていきましょう！
