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メールの書き方が分かりやすいと言われる!新入社員必見の3つのテクニック

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ビジネスメールを書きなれていないと、長文のメールは言いたいことがぼやけてしまって分かりにくい文章になってしまいますよね。

しかも、メールのマナーって他人からはなかなか注意しづらいところです。

新人のうちはまだ多目に見てもらえますが、だんだんと歳をとってくると、メールの内容が分かりにくくてイライラするけど注意もできない……というようなやっかいなオジサンが出来上がってしまいます。

そうならないように、今のうちにビジネスメールの分かりやすい書き方を3つのポイントに分けて説明したいと思います!

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メールの書き方で分かりやすい文章を作るには?

ポイント① 結論を最初に持ってくる!

ビジネスメールで分かりやすい文章を作るときに最も大切なことは、「結論を最初に持ってくる」ことです。

これは、慣れてくれば自然にできることですが、慣れていないうちは意識的に行う必要があります。

ですが安心してください。

会話は一度発してしまった言葉は元に戻りませんが、メールは送信ボタンを押すまではいくらでも推敲できます。

このメリットを活かして、分かりやすい文章を作っていきましょう。

例えば、ビジネスとは関係のない日常会話を例文にして、ビジネスメールのフォーマットに書き換えてみましょう。

Q.今日の夕食は何が食べたい?

A.
そうだなあ、昨日はサンマの塩焼きだったから、今日は肉の気分かなあ。
あっ、でも明日は焼肉の食べ放題に行くんだった。
そうするとカロリーが気になるから、今日は野菜ベースで行きたいかな。
豆腐ハンバーグと海藻サラダはどうだろう?

これをビジネスメール風に書き直すと、次のようになります。

Q.今日の夕食は何が食べたい?

A.
私は豆腐ハンバーグと海藻サラダが食べたいと考えております。
理由は2点あります。
1点目は、昨日の夕飯がサンマの塩焼きだったためです。
前日に魚を食べているので、今日は魚以外のものにしようと考えました。
2点目は、明日焼肉の食べ放題があるためです。
明日カロリーオーバーになることが目に見えているため、今日の夕飯は控えめにしようと考えました。
以上2点の理由により、私は豆腐ハンバーグと海藻サラダが食べたいです。
ご検討よろしくお願い致します。

……と、内容に対して文章が堅苦しすぎますが(笑)、こういう文章になるわけです。

最初の頃のコツとしては、まずは下書きに書きたいことを思いついたままに書いてみることです。

そして書き終わったら、その文章の中で結論にあたる部分を抜き出して、最初に持ってきます。

その後から理由を述べていくのです。

また、理由を述べた後に、最後に念押しとしてもう一度結論を書くというのも優れたテクニックです。

結論で理由をサンドイッチする形ですね。

この書き方は基本中の基本、かつ分かりやすい型ですのでおすすめです。

ポイント② 複数の理由や項目があるときは最初に数を宣言する!

2つ目のポイントとしては、理由や項目が複数にわたるときは、最初にいくつあるかを宣言することです。

実はさっきの例文は、このテクニックも駆使しています。

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A.
私は豆腐ハンバーグと海藻サラダが食べたいと考えております。
理由は2点あります。

↑ここですね。

最初に数を宣言することで、読み手側としては話の流れが分かりやすくなります。

最初に数を宣言せずに長々とした文章が始まってしまうと、途中で「どこまで続くのこの文章……?」と思ってしまい、気が散ってしまいます。

この小さな配慮が、メールの分かりやすさを思ったより大きく左右するのです。

ちなみに、この記事自体も、冒頭で数を宣言したのに気がつきましたか?

そうならないように、今のうちにビジネスメールの分かりやすい書き方を3つのポイントに分けて説明したいと思います!

この記事自体も、わかりやすい文章になるように意識して作っているんですよ(笑)。

ポイント③ 添付ファイルの重要な部分は抜粋して本文に載せる!

最後のポイントは、「添付ファイルの重要な部分は抜粋してメール本文に載せる」ことです。

これは、ここまでで紹介した2つのテクニックと比較すると有名なテクニックではありませんが、メールを送る相手が忙しければ忙しいほど効いてくるテクニックです。

例えば、あなたがチームの飲み会の幹事だったとします。

参加者は10人。

役職によって参加費に傾斜をつけたり、二次会の参加不参加でまた金額が変わったり……といった処理をExcelでまとめ、そのExcelシートをメールに添付したとします。

このとき、メールの本文が次のようだったらどうでしょうか。

昨日は飲み会お疲れ様でした。
会計報告を添付いたしましたのでご確認ください。
よろしくお願い致します。

この本文だと、添付のExcelファイルをわざわざ開かないといくら払えばいいのかが分かりません。

上司は基本的に暇ではありません。

飲み会の会計確認のために、わざわざExcelファイルをクリックして、ロードして、確認して……という手間がかかるのは正直言って面倒くさいです。

ですので、本文にも結果の表は載せておきましょう。

昨日は飲み会お疲れ様でした。
以下の額を集金しますのでご確認ください。
詳細は添付ファイルをご覧ください。
よろしくお願い致します。
—————
佐藤さん 8000円
鈴木さん 7000円
田中さん 6000円
……

このようなメールであれば、忙しい上司はパッと見て払うべき金額が分かります。

もし会計の内訳が気になったら、そのときに初めて添付ファイルを開けばよいのです。

添付ファイルで一番重要な部分がグラフや表などの複雑なものであれば、スクリーンショットを撮って画像として添付してしまいましょう。

「添付ファイルの重要な部分は抜粋して本文に載せる」

この一手間がメールの印象を大きく変えますので、是非試してみてくださいね。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は、私が普段気をつけているビジネスメールの伝わりやすい書き方をご紹介しました。

ちなみに私が新入社員のときは、1つ目と2つ目は自分で意識していたのですが、3つ目を先輩に注意されたことでその大切さを実感しました。

今となっては、まだまだ若いそのタイミングで指摘してくれた先輩には感謝です。

あなたも、是非この3つのテクニックを使いこなして、「若いのに分かりやすい文章だ!」と思われるようなビジネスマンになっていきましょう!

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