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就活のメールの書き方!件名や署名、締めの言葉はどうする?

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就活で企業の方にメールを送るときって緊張しますよね。

友達同士であれば、LINEでちょちょっと用件だけを伝えればいいですが、企業の方とのメールとなるとそうもいきませんよね。

そこで今回は、企業の方に送るメールの基本的な書き方を説明したいと思います。

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就活のメールの書き方は?

就活のときのメールの書き方とは言いますが、就活に限らず、ビジネスメール全般に当てはまる基本の書き方、テンプレートがあります。

まず本文に入る前に冒頭文を書き、その後に本文、そして最後に締めの言葉となります。

文章にすると以下のような感じになります。

○○株式会社
人事部 ○○様いつもお世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。(ここから用件)

何卒よろしくお願い致します。

(署名)

LINEでのメッセージのやり取りばかりだと気にしないことかもしれませんが、ビジネスメールに限らず、一般的にパソコンでやりとりするメールの場合は、一番最初に相手の名前を書きます。

そして次に、「いつもお世話になっております。」から、自分の名前を書きます。

この流れがないと、一発で常識のない人と思われてしまうので気をつけましょう。

私も大学生のときは、レポート提出のメールでいきなり本文から書いて提出してしまったことがありますが、今考えると教授はあまりいい気分ではなかったかもしれませんね……。

ちなみに、初めてメールを送るのに「いつもお世話になっております」って変じゃない?と思うかもしれません。

私も最初はそう思いました。

初めてなのに「いつも」?

「お世話になった」ことはないけど?

そう思うかもしれませんが、ビジネスメールの定型文のようなものです。

お世話になっていなくてもそう書きましょう。

一応、初めてのメールに限っては「お世話になります」と書く人もいますが、その微妙な使い分けができる人は既にビジネスメール中級者。

まずは定型文の通りに「いつもお世話になっております」から始めましょう。

続いて本文ですが、これはあなたの用件を簡潔に伝えてください。

結論を先に書くことや、敬語を使いこなすことができると、より好感度が上がります。

これは自分でも調べながら、何度かビジネスメールをやり取りすることで、少しずつ上達していきましょう。

本文の最後は締めの言葉です。

基本的には、「何卒よろしくお願い致します。」が一番使いやすい締めの言葉です。

ちなみに、「何卒」ってあまり使わない言葉ですよね。

一応読み方を書いておくと、「なにとぞ」です。

笑い話のようで本人は笑えないようなお話ですが、「なにそつ」と読んで恥をかいてしまった人がいるようです……。

ビジネス用語もきっちり使えるようになりましょう。

最後は署名を書きます。

これもメール文化に慣れていないと忘れがちですが、忘れないようにしましょう。

就活のメールの件名は?

就活に限らず、メールの件名は、件名を読んだだけで内容がある程度分かるようにしておくことが大切です。

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というのも、メールを受ける会社の人事の方というのは、毎日ものすごい量のメールを受信しているからです。

特に就活の時期は、全国各地の就活生からのメールが何十通も何百通も届きます。

それに加えて社内のメールも処理しなければならないので、届いたメールを開くのにも優先順位をつけながら開封するのです。

そんな中で「質問があります」というメールと「一次面接の日時変更可能でしょうか?(○○大学 ○○)」というメールが届いたとしたら、どちらから開くでしょうか?

どう考えても、タイトルがしっかりしている方が先ですよね。

一次面接の日時変更のお願いは重要度が高いです。

しかも、誰からのメールかもすぐに伝わるので好感度も高いです。

このように、用件が分かる件名にしましょうね。

基本的には「用件を一文で」+「(○○大学 名前)」の組み合わせで件名を作るのがシンプルかつ分かりやすいです。

メールの返信スピードにも関わってきますので、分かりやすい件名をつけるように心がけましょう。

就活のメールで署名はどうする?

最後に署名の書き方です。

まず、絶対に必要なのが、大学名(学部名)と自分の名前です。

これがないと署名の意味がありません。

誰からのメールかが分かるのが署名の役割ですからね。

そして、あったほうがいいのが、「電話番号」と「メールアドレス」です。

社会人になると分かりますが、急ぎの連絡をする場合は、必ずメールではなく電話を使います。

もしあなたのメールの内容が、思ったよりも急ぎの用件である場合、メールの返信ではなく電話で連絡したいと思うことでしょう。

その場合に、メール内に電話番号が入っていないと、就活生のリストから電話番号を探して電話をしなければなりません。

それってすごく面倒くさいと思いませんか?

人事の方にそのような手間をかけさせないために、電話番号は記載しておきましょう。

そしてメールアドレスですが……正直私の個人的な考えとしては、届いたメールに返信すればいいので、署名にメールアドレスをわざわざ書く必要は必ずしもないとは思っています。

が、ビジネスメールの署名は電話番号もメールアドレスもセットで書かれているのが一般的です。

逆に、片方しか書いてないと、一瞬「?」と思ってしまいます。

そのため、面倒かもしれませんが、電話番号と同時にメールアドレスも記載しておきましょう。

まとめると、書名の書き方としては以下のようになります。

———–
○○大学○○学部
○○ ○○(フルネーム)TEL:xxx-xxxx-xxxx
e-mail:xxx@xxx.com

まとめ

就活では、ビジネスメールが正しく書けることはスタートラインです。

しょうもないところで減点されることがないように、しっかりマスターしておきましょうね。

それでは、就活頑張ってください!

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